ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΠΑΓΙΟΥ ΓΕΝΙΚΟΥ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΔΟΕΑΠ

Αθήνα,  28  Απριλίου  2021

ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΔΕΙΞΗ ΑΝΑΔΟΧΟΥ

ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΠΟΓΡΑΦΗ – ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΠΑΓΙΟΥ & ΓΕΝΙΚΟΥ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ του ΕΔΟΕΑΠ

Ο ΕΔΟΕΑΠ είναι ο Ασφαλιστικός Οργανισμός επικούρησης, περίθαλψης και πρόνοιας των απασχολουμένων στα Μέσα Μαζικής Ενημέρωσης και Ψυχαγωγίας, επιχειρήσεων και εκμεταλλεύσεων που δραστηριοποιούνται σε όλη τη χώρα, καθώς και των συνταξιούχων του. Ο Οργανισμός μας ιδρύθηκε το έτος 1968,  είναι Νομικό Πρόσωπο  Ιδιωτικού Δικαίου και διέπεται από τις διατάξεις του Αναγκαστικού Νόμου 248/1967  όπως αυτός έχει τροποποιηθεί και ισχύει σήμερα και του Καταστατικού του.

– Οι εγκαταστάσεις του ΕΔΟΕΑΠ βρίσκονται σε 4 ξεχωριστούς χώρους, εκ των οποίων δύο πλήρη κτήρια βρίσκονται στην Αθήνα και 2 χώροι γραφείων και φυσικοθεραπευτηρίου στη Θεσσαλονίκη. Στην Αθήνα, το κεντρικό κτίριο διοίκησης βρίσκεται επί της οδού Σισίνη 18 & Ηριδανού ενώ το δεύτερο επί της οδού Ορμηνίου 38. Το κτίριο της Θεσσαλονίκης βρίσκεται επί της οδού Τσιμισκή 43, το δε φυσικοθεραπευτήριο της Θεσσαλονίκης στεγάζεται στην οδό Βασιλέως Ηρακλείου 40, 2^ος όροφος.

Α. ΓΕΝΙΚΑ

Ο ΕΔΟΕΑΠ προκηρύσσει Διαγωνισμό για την ανάδειξη αναδόχου που θα αναλάβει το έργο  της απογραφής – καταγραφής του πάγιου & γενικού εξοπλισμού του Οργανισμού. Το κριτήριο ανάθεσης είναι η πλέον συμφέρουσα (για τον ΕΔΟΕΑΠ) από τεχνικο-οικονομικής άποψης προσφορά βάσει τιμής και βάσει των κριτηρίων που περιγράφονται παρακάτω στην παράγραφο Ι (Κριτήρια Αξιολόγησης και Ανάδειξης Αναδόχου).

Β. ΣΚΟΠΟΣ

Σκοπός του διαγωνισμού είναι

• η οργάνωση της ορθής κωδικοποίησης σύμφωνα με τις υφιστάμενες απαιτήσεις του λογιστηρίου του ΕΔΟΕΑΠ.
• η διενέργεια πλήρους φυσικής απογραφής όλων των υφιστάμενων παγίων του Οργανισμού και στα 3 κτήρια του ΕΔΟΕΑΠ,
• η πλήρης καταμέτρηση και αξιολόγηση των απογραφόμενων ειδών,
• η αντιστοίχιση των απογραφόμενων ειδών σε σχέση με το Μητρώο παγίων όπως αυτό παρακολουθείται από το λογιστήριο του ΕΔΟΕΑΠ
• η δημιουργία από 2 λίστες διαφορών – πχ λίστα από είδη που εντοπίστηκαν και τα οποία δεν εμπεριέχονται στα λίστα παγίων του λογιστηρίου και λίστα από είδη που εμπεριέχονται στα πάγια του λογιστηρίου αλλά δεν εντοπίστηκαν προκειμένου να απογραφούν,
• η ηλεκτρονική τους καταχώρηση σε Πληροφοριακό σύστημα του ΕΔΟΕΑΠ, καθώς επίσης και την εγκατάσταση και λειτουργία συστημάτων παραγωγής Barcodes.
• Μέσα στην προσφορά του, θα πρέπει ο υποψήφιος ανάδοχος να υποβάλλει πρόταση για αγορά πάγιου εξοπλισμού για μελλοντικές δειγματοληπτικές απογραφές που θα περιέλθουν στην ιδιοκτησία του ΕΔΟΕΑΠ. Με αυτό τον εξοπλισμό θα μπορεί πλέον ο ΕΔΟΕΑΠ να διενεργεί και νέες εκτυπώσεις αυτοκόλλητων ταμπελών αλλά και δειγματοληπτικές απογραφές είτε μεμονωμένων γραφείων είτε μεμονωμένων ορόφων κλπ.

Γ. ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΕΡΓΟΥ 

Η συνολική προϋπολογισθείσα δαπάνη του ανωτέρω έργου ανέρχεται,  στο ύψος των 15.000 € μη συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος 24% ΦΠΑ .

Κατά το στάδιο της οικονομικής αξιολόγησης θα απορριφθούν προσφορές που υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό ή που υπολείπονται αυτού σε ποσοστό μεγαλύτερο του 30%.

Δ. ΣΥΜΒΑΣΗ

Μετά την επιλογή του αναδόχου θα καταρτιστεί σύμβαση, βάσει των όρων της παρούσας πρόσκλησης. Η παρούσα πρόσκληση θα αποτελεί παράρτημα της σύμβασης και η αποδοχή των όρων της είναι αυτονόητη από αμφότερα τα συμβαλλόμενα μέρη. Παράρτημα της σύμβασης θα αποτελεί και η τεχνική και η οικονομική προσφορά του αναδόχου.

Ε. ΤΡΟΠΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ

Ο προτεινόμενος από τον ΕΔΟΕΑΠ τρόπος πληρωμής είναι 30 % του τιμήματος της προσφοράς του αναδόχου αμέσως μετά την υπογραφή της σύμβασης και το υπόλοιπο 70 % με την παράδοση του συνόλου του έργου και την παραλαβή του από την αρμόδια επιτροπή παρακολούθησης και παραλαβής του ΕΔΟΕΑΠ. Η πλήρης αποπληρωμή θα γίνει από τον ΕΔΟΕΑΠ εντός 30 ημερών από την ολοκλήρωση και παραλαβή του έργου.

ΣΤ. ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ – ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ –ΛΟΙΠΑ

1. Η ολοκλήρωση του έργου θα πρέπει να πραγματοποιηθεί σε 2 μήνες από την υπογραφή της σύμβασης.
2. Είναι απαραίτητη η αποδεδειγμένη εμπειρία σε απογραφή παγίων σε συναφείς οργανισμούς του Δημοσίου ή σε εταιρείες που διατηρούν μεγάλο πλήθος σε αριθμό παγίου εξοπλισμού.
3. Στην τεχνική προσφορά οι συμμετέχουσες εταιρείες θα καταθέσουν ένα σύντομο προφίλ, τους κύκλους εργασιών των τελευταίων δύο ετών, καθώς και στοιχεία επικοινωνίας (τηλέφωνο και email) τόσο των υπεύθυνων για τον διαγωνισμό, όσο και των τμημάτων που είναι αρμόδια για την εκτέλεση των ανωτέρω.

Ζ. ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ – ΤΕΧΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ

Στην τεχνική προσφορά που θα υποβληθεί ανάδοχος θα πρέπει να αναφέρει :

1. Ότι διαθέτει οργάνωση, δομή και μέσα, με τα οποία είναι ικανός να ανταπεξέλθει πλήρως, άρτια και ολοκληρωμένα στις απαιτήσεις του υπό ανάθεση έργου.
2. Ότι διαθέτει ανθρώπινο δυναμικό (ειδικευμένο) και πόρους ικανούς και αξιόπιστους για να φέρει σε πέρας επιτυχώς τις απαιτήσεις του έργου.
3. Τη μεθοδολογία βάση της οποίας θα υλοποιηθεί το έργο.
4. Αναλυτική – τεχνική περιγραφή του εξοπλισμού που θα χρησιμοποιήσει και στη συνέχεια θα διαθέσει αυτόν τον εξοπλισμό στον ΕΔΟΕΑΠ για να μπορεί ο Οργανισμός να διενεργεί δειγματοληπτικές απογραφές όποτε αυτό κριθεί σκόπιμο.
5. Τα παραδοτέα και τη μεθοδολογία παραγωγής τους.
6. Το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου.

Η. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ

1. Συνεργασία του αναδόχου με αρμόδια στελέχη του Οργανισμού όπου θα συμφωνηθούν τα είδη των παγίων καθώς και οι κατηγορίες – ομάδες ανά είδος παγίου που θα πρέπει να απογραφούν. Σήμερα το υφιστάμενο μητρώο παγίων περιλαμβάνει περίπου 4000 διαφορετικά μεταξύ τους πάγια.
2. Γενική κατηγοριοποίηση όλων των παγίων.
3. Κατανομή του προς απογραφή εξοπλισμού στις εξής κατηγορίες:

Α) Ιατρικός Εξοπλισμός (π.χ. ιατρικές συσκευές, ακτινολογικά μηχανήματα, βιοχημικοί αναλυτές Μικροβιολογικού κέντρου ΕΔΟΕΑΠ,  κλπ )

Β) Εξοπλισμός Γραφείων (έπιπλα, γραφεία, καρέκλες, φοριαμοί, Ντουλάπες, κλπ)

Γ) Εξοπλισμός πληροφορικής (υπολογιστές, εκτυπωτές, οθόνες, κλπ)

Δ) Ηλεκτρομηχανολογικός Εξοπλισμός (κλιματιστικά, UPS, γεννήτριες ρεύματος, κλπ)

4. Κωδικοποίηση κατά GMDN (General medical device nomenclature/2012) των ομάδων του απογραφέντος εξοπλισμού, όπου αυτό είναι εφαρμόσιμο, και κωδικοποίηση του λοιπού εξοπλισμού κατά CPV σύμφωνα με τις οδηγίες της ΕΠΥ.
5. Σε κάθε είδος που θα απογραφεί θα κολληθεί αυτοκόλλητο κατασκευασμένο από υλικό που δεν καταστρέφεται η αλλοιώνεται από τον χρόνο η από χρήση προϊόντος καθαρισμού το οποίο θα αναγράφει τα ελάχιστα πεδία που κατά την άποψη του υποψήφιου αναδόχου είναι απαραίτητα για τον μελλοντικό εντοπισμό του υλικού.
6. Ο ανάδοχος θα οργανώσει τον τρόπο με τον οποίο θα γίνει η αρχική απογραφή όλων των παγίων του ΕΔΟΕΑΠ, η οποία θα διενεργηθεί από την ομάδα έργου του αναδόχου και θα υποβοηθηθεί στην εκτέλεση του έργου από υπαλλήλους που θα υποδείξει ο Οργανισμός. Ο ανάδοχος θα έχει την επίβλεψη του Έργου, έτσι ώστε να γίνει πλήρης καταμέτρηση – αξιολόγηση και συσχέτιση των απογραφέντων παγίων με το υφιστάμενο Μητρώο Παγίων του ΕΔΟΕΑΠ, ή κατά το δυνατό αντιστοίχιση  όλων των απογραφέντων παγίων του ΕΔΟΕΑΠ.
7. Θα εκτυπώσει με δικά του μέσα όλα τα barcodes καθώς και θα αναλάβει να τα επικολλήσει στα αντίστοιχα πάγια. Συνεπώς στην τεχνική αλλά και στην οικονομική προσφορά του θα πρέπει να συμπεριλάβει αναλυτικά στοιχεία του εξοπλισμού (hardware) που θα προμηθεύσει τον ΕΔΟΕΑΠ. Αυτόν τον ίδιο εξοπλισμό θα χρησιμοποιήσει και ο ανάδοχος για να απογράψει τα πάγια του ΕΔΟΕΑΠ.
8. Ο ανάδοχος θα δημιουργήσει ολοκληρωμένο αρχείο απογραφής για κάθε τμήμα με ευθύνη του και η ομάδα απογραφής του αναδόχου θα επιβεβαιώσει την ορθή καταχώρηση στο σύστημα του Οργανισμού. Το αρχείο θα πρέπει να έχει την μορφή και τα στοιχεία που να είναι συμβατά με την εκτύπωση των barcode ετικετών και αυτόματη ενημέρωση του μηχανογραφικού συστήματος του Οργανισμού , κατόπιν συνεννοήσεως με τους υπεύθυνους του λογιστηρίου και του Τομέα Πληροφορικής του Οργανισμού.
9. Ο ανάδοχος θα ταιριάξει τα πάγια που απέγραψε με τους κωδικούς του λογιστηρίου, στη περίπτωση που προκύψουν διαφορές, θα συντάξει 2 αναλυτικές λίστες διαφορών.

α) τα είδη που απέγραψε αλλά δεν εντοπίζονται στο υφιστάμενο μητρώο παγίων,

β) είδη που εμφανίζονται στο υφιστάμενο μητρώο παγίων αλλά δεν τα εντόπισε ο ανάδοχος. Θα πρέπει στη συνέχεια να συνέλθει η επιτροπή παρακολούθησης και να αποφασίσει εάν χρειάζεται περισσότερες ενέργειες από τον ανάδοχο έως ότου αυτές οι 2 λίστες πλέον έχουν αντικείμενα που δεν είναι απαραίτητο να απογραφούν ξεχωριστά (πχ ράφια από διάφορα ντουλάπια και άλλες ξύλινες κατασκευές).

10. Δεν θα απογραφούν τα εξής:

• Μικροϋλικά ιατρείων (λαβίδες, νυστέρια, αναλώσιμα ιατρείων, κλπ)
• Μικροϋλικά υπολογιστών (εσωτερικοί δίσκοι, ποντίκια, κλπ)
• Προγράμματα και λοιπός άυλος εξοπλισμός που δεν έχει την έννοια του παγίου.
• Εσωτερικά στοιχεία φοριαμών, ντουλαπιών κλπ.
• Όποια άλλα υλικά και είδη συμφωνηθεί μεταξύ ΕΔΟΕΑΠ και ανάδοχου ότι δεν χρειάζεται να απογραφούν.

Θ. OIKONOMIKEΣ ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ

Η οικονομική προσφορά θα κατατεθεί σε χωριστό από την τεχνική προσφορά σφραγισμένο φάκελο. Θα αναφέρεται το καθαρό (χωρίς ΦΠΑ) κόστος παροχής των υπηρεσιών, του εξοπλισμού που θα προτείνει στον ΕΔΟΕΑΠ καθώς και το ποσοστό του αναλογούντος ΦΠΑ.

Δεν θα γίνουν δεκτές οικονομικές προσφορές που υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό του έργου.

Ι. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΚΑΙ  ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ 

Η επιλογή Αναδόχου και η κατακύρωση των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού θα γίνει στον συμμετέχοντα- που πληροί τους όρους της διακήρυξης ως προς τα δικαιολογητικά και η τεχνική του προσφορά έγινε αποδεκτή- σε συνάρτηση με τη τιμή για το σύνολο του έργου μετά από σχετική εισήγηση της επιτροπής του διαγωνισμού. Με τον ανάδοχο/αναδόχους θα υπογραφεί σύμβαση, σύμφωνα με τα αναφερόμενα στο κεφάλαιο Δ.

Τα βασικά κριτήρια στα οποία θα αξιολογηθεί η τεχνική προσφορά του υποψήφιου ανάδοχου είναι τα εξής:

1) ο υποψήφιος ανάδοχος να συμπεριλάβει στη στην τεχνική αλλά και στην οικονομική προσφορά του ξεχωριστή πρόταση ως προς τον απαραίτητο εξοπλισμό που θα προμηθεύσει τον ΕΔΟΕΑΠ και θα παραμείνει στην ιδιοκτησία του ΕΔΟΕΑΠ προκειμένου να διενεργεί δειγματοληπτικές απογραφές είτε σε μεμονωμένα γραφεία, είτε σε μεμονωμένους ορόφους, κλπ.

2) Εμπειρία του υποψήφιου ανάδοχου σε παρόμοια έργα τα οποία θα πρέπει να περιγράψει.

3) Θα συνυπολογιστεί η τεχνογνωσία του ως προς τον τρόπο που θα μας υποδείξει ότι θα διενεργήσει αυτή την απογραφή

4) θα κάνει σαφή αναφορά ότι θα λάβει υπόψη του την υφιστάμενη κωδικοποίηση του ΕΔΟΕΑΠ

5) Θα προτείνει συγκεκριμένους τρόπους αλλά και χρονοδιάγραμμα πλήρους απογραφής.

6) Ο τρόπος βαθμολόγησης της τεχνικής προσφοράς θα  γίνει σύμφωνα με τον παρακάτω πίνακα:

Ι1. Κριτήριο ανάδειξης του αναδόχου

Μετά την αξιολόγηση και βαθμολόγηση των τεχνικών προσφορών θα ανοίξουν σε ξεχωριστή διαδικασία οι οικονομικές προσφορές.

Για την ανάδειξη του αναδόχου ο συντελεστής βαρύτητας της τεχνικής προσφοράς είναι 70% και της οικονομικής 30%.

Ανάδοχος θα είναι ο προσφέρων φορέας  που θα συγκεντρώσει τον υψηλότερο «συνολικό βαθμό πρότασης» (ΣΒΠ).

Ο Συνολικός Βαθμός Πρότασης υπολογίζεται για κάθε προσφορά (i) ως εξής:

Συνολικός Βαθμός Πρότασης: ΣΒΠi = [ΤΒi / TBmax]*0,70 + [ΟΠmin /ΟΠi]*0,30

Όπου:

TΒi: η συνολική τεχνική βαθμολόγηση για την προσφορά (i),

TΒmax: η υψηλότερη συνολική τεχνική βαθμολογία μεταξύ όλων των προσφορών που χαρακτηρίστηκαν “Τεχνικά Αποδεκτές» σύμφωνα με τη παραπάνω διαδικασία,

ΟΠi: η οικονομική προσφορά της προσφοράς (i),

ΟΠmin: η χαμηλότερη οικονομική προσφορά μεταξύ όλων των προσφορών που χαρακτηρίστηκαν  “Τεχνικά Αποδεκτές”  σύμφωνα με την παραπάνω διαδικασία.

Κ. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ –  ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ

1. Προθεσμίες

Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στο Διαγωνισμό, πρέπει να υποβάλουν προσφορά  στα γραφεία του ΕΔΟΕΑΠ, Ορμινίου 38, ΤΚ 11528 Αθήνα, στον Τομέα  Εξυπηρέτησης Ασφαλισμένων – Υπηρεσία Πρωτοκόλλου κατά τις  ώρες 08.00 – 16.00,   ή να την αποστείλουν ταχυδρομικώς, το αργότερο  έως την Παρασκευή 28 Μαϊου  2021. Η έγκαιρη υποβολή των προσφορών, θα αποδεικνύεται μόνο από τον αριθμό πρωτοκόλλου ή την ημερομηνία σφραγίδας του ταχυδρομείου.

2. Τρόπος υποβολής προσφορών

Κάθε προσφορά θα τεθεί σε κυρίως σφραγισμένο φάκελο με την ένδειξη «ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΓΙΑ ΤΟΝ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ «ΑΠΟΓΡΑΦΗ – ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ» ΠΑΓΙΟΥ & ΓΕΝΙΚΟΥ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ», ο οποίος θα περιέχει δύο (2) ξεχωριστούς σφραγισμένους φακέλους.

Τα  περιεχόμενα του κυρίως, ως ανωτέρω, σφραγισμένου φακέλου της προσφοράς, ορίζονται ως εξής:

Α. Ένας ξεχωριστός σφραγισμένος υποφάκελος με την ένδειξη «Δικαιολογητικά Συμμετοχής – Τεχνική Προσφορά» που θα περιλαμβάνει τα τεχνικά χαρακτηριστικά των προσφερομένων υπηρεσιών και εξοπλισμού (hardware) , όπως απαιτούνται από την παρούσα προκήρυξη.

Β. Ένας ξεχωριστός σφραγισμένος υποφάκελος με την ένδειξη «Οικονομική Προσφορά», που θα περιλαμβάνει την οικονομική προσφορά.

Για περισσότερες πληροφορίες, επικοινωνήστε με την κα Γιούλη Περδίκη, στο τηλ. 210 – 7264348 (email: supplies@edoeap.gr).