ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΓΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ Γ.Σ. ΕΤΟΥΣ 2024 ΔΙΑΔΙΚΤΥΑΚΑ

Αθήνα, 19  Ιουλίου   2024

ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ  ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ  ΔΙΑΔΙΚΤΥΑΚΑ ΤΗΣ ΕΤΗΣΙΑΣ  ΓΕΝΙΚΗΣ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗΣ  ΤΟΥ  ΕΔΟΕΑΠ

 Α. ΓΕΝΙΚΑ – ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟ ΜΑΣ 

     Ο ΕΔΟΕΑΠ είναι ο Ασφαλιστικός Οργανισμός επικούρησης, περίθαλψης και πρόνοιας των απασχολούμενων στα Μέσα Μαζικής Ενημέρωσης και Ψυχαγωγίας σε όλη τη χώρα, καθώς και των συνταξιούχων του. Ο Οργανισμός μας ιδρύθηκε το έτος 1968,  είναι Νομικό Πρόσωπο  Ιδιωτικού Δικαίου και διέπεται από τις διατάξεις του Αναγκαστικού Νόμου 248/1967  όπως αυτός έχει τροποποιηθεί και ισχύει σήμερα καθώς και του Καταστατικού του. Οι ασφαλισμένοι του (άμεσα και έμμεσα – προστατευόμενα μέλη) ξεπερνούν τις 28.000. Τα άμεσα μέλη, που έχουν δυνατότητα συμμετοχής στις Γενικές Συνελεύσεις του Οργανισμού είναι κατά προσέγγιση 18.000.

Β. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΗΣ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗΣ 

Ο ΕΔΟΕΑΠ προκηρύσσει ανοικτό Διαγωνισμό με κριτήριο ανάθεσης την πλέον συμφέρουσα προσφορά.

Το αντικείμενο του έργου είναι η προσφορά υπηρεσιών διενέργειας της διαδικτυακής  ετήσιας τακτικής Γενικής Συνέλευσης του Οργανισμού, η καταγραφή των πρακτικών,  η απομαγνητοφώνηση, η στοιχειοθεσία αυτών καθώς και η παράδοση σε έντυπο και  ηλεκτρονικό αρχείο  CD ή USB (3 αντίγραφα).

Γ. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΤΡΟΠΟΥ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗΣ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗΣ (Πληροφοριακά στοιχεία για τους συμμετέχοντες)

1. Η Γενική Συνέλευση θα διεξαχθεί διαδικτυακά. Συνεπώς, κάθε άμεσο μέλος που έχει δυνατότητα συμμετοχής θα μπορεί να συμμετάσχει τις ώρες διεξαγωγής της συνέλευσης με δικαίωμα λόγου (με εικόνα και ήχο) και ψήφου σε όλα τα θέματα που θα τεθούν σε ψηφοφορία, μέσω συνδέσμου που θα αποσταλεί στο email του, αφού προηγουμένως γίνει η πιστοποίηση της ταυτότητάς του και αναγραφεί το ονοματεπώνυμό του, ώστε να είναι γνωστή σε όλους η ταυτότητά του στην περίπτωση που συνδεθεί για να πάρει το λόγο. Όσα μέλη δεν διαθέτουν email θα μπορούν να συνδεθούν τηλεφωνικά και να πάρουν το λόγο, όταν το επιτρέψει το Προεδρείο της Γενικής Συνέλευσης. Πλήθος εκτιμητέας συμμετοχής στη Γενική Συνέλευση: 2.500. Μέγιστο πλήθος δυνητικών συμμετοχών: 18.000.
2. Ο φυσικός χώρος που θα βρίσκονται τα μέλη του ΔΣ του Οργανισμού, η Εξελεγκτική Επιτροπή, Ορκωτοί Ελεγκτές, υπηρεσιακοί παράγοντες και το αναγκαίο προσωπικό του αναδόχου, θα είναι η αίθουσα ΔΗΜΗΤΡΙΟΥ ΡΟΥΣΣΟΥ, στον 1^ο όροφο των κεντρικών εγκαταστάσεων του ΕΔΟΕΑΠ, Σισίνη 18 στην Αθήνα. Η εικόνα της αίθουσας αυτής θα εμφανίζεται ως κεντρικό παράθυρο στη διαδικτυακή μετάδοση. Στην ίδια αίθουσα θα υπάρχει βάθρο για τις ομιλίες των μελών του Δ.Σ. και άλλων. Σε άλλο παράθυρο θα μπορεί να εμφανίζεται ο εκάστοτε ομιλητής που δεν βρίσκεται στο χώρο. Τέλος σε πρόσθετα παράθυρα -κατ’ επιλογήν- θα εμφανίζονται τα απαραίτητα στατιστικά στοιχεία (πλήθος μελών που παρακολουθούν τη συνέλευση σε πραγματικό χρόνο) ή τα ερωτήματα όταν απαιτείται ψηφοφορία ή τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας.
3. Η τελική μικτή εικόνα και ήχος (βιντεοσκόπηση αίθουσας Ρούσσου και τα αναγκαία παράθυρα κάθε στιγμή) θα μεταδίδονται μέσω streaming στην πλατφόρμα που θα χρησιμοποιήσει ο ανάδοχος και θα μπορούν να την παρακολουθήσουν όλα τα μέλη που θα έχουν εγγραφεί για την παρακολούθηση της συνέλευσης. Η τελική μικτή εικόνα και ήχος θα καταγράφονται σε καταγραφικό στην αίθουσα Ρούσσου αλλά και με recording του streaming.
4. Ο ΕΔΟΕΑΠ για την ομαλή διεξαγωγή της Γενικής Συνέλευσης, θα διαθέσει για το streaming ονομαστικό διαδικτυακό bandwidth για upload 10 Mbps και ωφέλιμο 8,5 Μbps. Το διαθέσιμο bandwidth για download είναι της τάξης των 100 Mbps.
5. Η ημερομηνία διεξαγωγής της Γενικής Συνέλευσης θα ανακοινωθεί εγκαίρως στον ανάδοχο. Μία ή δύο ημέρες πριν τη διεξαγωγή της Γενικής Συνέλευσης θα πραγματοποιηθεί (στο χώρο διεξαγωγής της) γενική δοκιμή (πρόβα) για τον έλεγχο της καλής λειτουργίας όλων των μηχανημάτων και παροχής των υπηρεσιών.
6. Μεταξύ του αναδόχου και του ΕΔΟΕΑΠ θα υπογραφεί σύμφωνο εμπιστευτικότητας, βάσει του οποίου ο ανάδοχος θα αποδέχεται ότι όλα τα αναγκαία για τη διεξαγωγή της Γενικής Συνέλευσης στοιχεία που θα του δοθούν από τον ΕΔΟΕΑΠ θα τύχουν άκρας εμπιστευτικότητας, δεν θα διατεθούν με κανένα τρόπο σε τρίτους και θα καταστραφούν μετά το πέρας της Γενικής Συνέλευσης, όταν το αιτηθεί σχετικά ο ΕΔΟΕΑΠ.

Δ. ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ

Ο συνολικός προϋπολογισμός του έργου ανέρχεται στις 20.000 € πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ συμπεριλαμβανομένης της καταγραφής των πρακτικών, της απομαγνητοφώνησης και στοιχειοθεσίας αυτών καθώς  και της  παράδοσης σε έντυπο και  ηλεκτρονικό αρχείο  CD ή USB (3 αντίγραφα).

Ε. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ – ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ

Οι τεχνικές απαιτήσεις του έργου περιλαμβάνουν δύο κατηγορίες:

Ε1: Βιντεοσκόπηση (εικόνα και ήχος) στην αίθουσα ΔΗΜΗΤΡΙΟΥ ΡΟΥΣΣΟΥ  και

Ε2: Διαδικτυακή μετάδοση και διαδικασίες εγγραφής, συμμετοχής, ψηφοφορίας και εξαγωγής αποτελεσμάτων και στατιστικών στοιχείων

Ε1. Βιντεοσκόπηση

1. Για τη video κάλυψη θα χρησιμοποιηθούν κατ’ ελάχιστον τρεις (3) κάμερες υψηλής ευκρίνειας, με δυνατότητα zoom. Μία για το γενικό πλάνο, μία για τον προεδρεύοντα στη συνέλευση και μία για το βάθρο των ομιλητών. Οι κάμερες μπορούν να είναι ρομποτικές ή όχι, αλλά τον χειρισμό τους θα αναλάβει ένας εικονολήπτης του αναδόχου.
2. Από τον ανάδοχο θα παρασχεθεί συσκευή μίξης εικόνας για την επιλογή ή μίξη της εικόνας των τριών καμερών και της εξωτερικής πηγής τρίτου ομιλητή. Τη συσκευή μίξης εικόνας θα χειρίζεται τεχνικός του αναδόχου, που μπορεί να οριστεί και τεχνικός υπεύθυνος της μαγνητοσκόπησης.
3. Θα παρασχεθούν τα αναγκαία για τον ορθό φωτισμό της αίθουσας φωτιστικά σώματα LED, μαζί με τα στηρίγματα εδάφους τους.
4. Θα παρασχεθούν τουλάχιστον 8 μικρόφωνα μαζί με τα στηρίγματά τους, για τα μέλη του ΔΣ της συνέλευσης, τον Πρόεδρο και το βάθρο των ομιλητών.
5. Θα υπάρχει κονσόλα ήχου με χειριστή έμπειρο ηχολήπτη του αναδόχου, με δυνατότητα εισόδου τουλάχιστον τεσσάρων μικροφώνων, καθώς και εισόδων line.
6. Θα διατεθούν δύο ηχεία για την ακρόαση του ήχου των εξωτερικών ομιλητών στην αίθουσα.
7. Θα διατεθεί καταγραφικό για την εγγραφή του «προγράμματος», δηλαδή της τελικής εξόδου από τις κονσόλες μίξης εικόνας και ήχου.
8. Θα διατεθεί, οποιοσδήποτε άλλος εξοπλισμός είναι αναγκαίος για την ορθή και ποιοτική εγγραφή και μετάδοση εικόνας και ήχου (ενισχυτές διανομής, κ.λπ.)
9. Η ορθή καλωδίωση και λειτουργία του ως άνω εξοπλισμού είναι ευθύνη του αναδόχου.
10. Το αναγκαίο προσωπικό για τη λειτουργία του ως άνω εξοπλισμού είναι ευθύνη του αναδόχου. Ελάχιστο δυνατό προσωπικό: Ένας εικονολήπτης, ένας ηχολήπτης και ένας τεχνικός υπεύθυνος – χειριστής της συσκευής μίξης εικόνας. Να αναφερθεί από τους προσφέροντες το προσωπικό που θα χρησιμοποιηθεί και οι ειδικότητές του.
11. Ο εξοπλισμός θα πρέπει να εγκατασταθεί, όχι μόνον την ημέρα της γενικής συνέλευσης αλλά και μία ή δύο ημέρες πριν ώστε να πραγματοποιηθεί η γενική πρόβα.
12. Οι προσφέροντες μπορούν πριν την προσφορά τους να επισκεφθούν την αίθουσα σε συνεννόηση με τον ΕΔΟΕΑΠ.

E2. Διαδικτυακή μετάδοση και διαδικασίες εγγραφής, συμμετοχής, ψηφοφορίας και εξαγωγής αποτελεσμάτων και στατιστικών στοιχείων.

1. Οι προσφέροντες θα πρέπει να έχουν ολοκληρώσει με επιτυχία τουλάχιστον τρία ανάλογα έργα πραγματοποίησης συνελεύσεων με συμμετοχή εξωτερικών ομιλητών, ερωτημάτων και ψηφοφορίας επ’ αυτών, έκδοσης αποτελεσμάτων και επιτυχούς μετάδοσης (streaming).
2. Η πλατφόρμα που θα προταθεί από τον ανάδοχο, θα πρέπει να έχει χρησιμοποιηθεί σε τουλάχιστον πέντε ανάλογα έργα με περισσότερες των δύο χιλιάδων συμμετοχών σε κάθε έργο.
3. Η πλατφόρμα που θα χρησιμοποιηθεί από τον ανάδοχο θα πρέπει να μπορεί να κάνει:
   • αυτόματη πιστοποίηση των συμμετεχόντων
   • αυτόματη επαλήθευση των στοιχείων τους
   • και αυτόματη αποδοχή τους

Γι’ αυτό το λόγο θα αποσταλεί στον ανάδοχο, από τον ΕΔΟΕΑΠ, λίστα στοιχείων των μελών με δικαίωμα συμμετοχής στη ΓΣ.

4. Τα στοιχεία της λίστας των μελών, με δικαίωμα συμμετοχής στη ΓΣ του ΕΔΟΕΑΠ, θα αποφασιστούν, σύμφωνα με τον μηχανισμό πιστοποίησης της πλατφόρμας (Oauth1 και 2-στοιχεία taxisnet, Αριθμός μητρώου, ΑΜΚΑ κ.α). Η λίστα αυτή θα δοθεί στον ανάδοχο με την υπογραφή συμφώνου άκρας εμπιστευτικότητας μεταξύ των 2 μερών.
5. Μετά κι από την αυτόματη επαλήθευση των στοιχείων, θα δίνεται η άμεση πρόσβαση στην πλατφόρμα παρακολούθησης της ΓΣ, χωρίς έτσι να απαιτείται προεγγραφή σε προγενέστερο χρόνο ή όποια άλλη καθυστέρηση. Από τη στιγμή της πιστοποίησης, ο δικαιούμενος θα μπορεί να παρακολουθήσει τη Γενική Συνέλευση και να ζητήσει να λάβει το λόγο όταν το επιτρέψει το Προεδρείο.
6. Θα πρέπει να δημιουργηθεί ένα link το οποίο:
   • θα αποσταλεί σε όλους τους εγγεγραμμένους, για την παρακολούθηση της Γενικής Συνέλευσης
   • και θα αναρτηθεί στην ιστοσελίδα του οργανισμού, εφ’ όσον είναι κοινό για όλους.

Δεν θα υπάρχει ξεχωριστό link για την παρακολούθηση και ξεχωριστό για να γίνονται ερωτήσεις μέσω chat.

7. Θα εξασφαλίζεται η μοναδικότητα συμμετοχής στη συνέλευση κατά την εγγραφή και θα είναι γνωστό το ονοματεπώνυμο του πιστοποιημένου μέλους.
8. Θα υπάρχει η δυνατότητα τηλεφωνικής σύνδεσης των μελών που το επιθυμούν και θέλουν να πάρουν το λόγο.
9. Σε πραγματικό χρόνο θα είναι δυνατή η καταμέτρηση της συμμετοχής στη γενική συνέλευση με απόλυτους αριθμούς και με δυνατότητα να παρουσιάζεται (κατ’ επιλογήν) στην οθόνη.
10. Να καθοριστεί ο τρόπος της δημιουργίας λίστας ομιλητών με προτεραιότητα κατάθεσης του αιτήματος (δημιουργία σειράς, άνοιγμα και κλείσιμο ομιλίας) μετά τη λήξη των ομιλιών των θεσμικών οργάνων του ΕΔΟΕΑΠ, καθώς και ο τρόπος ειδοποίησής τους για να πάρουν το λόγο.
11. Θα υπάρχει χρονόμετρο αντίστροφης μέτρησης για κάθε ομιλία, βάσει του χρόνου που θα καθορίζεται από το προεδρείο.
12. Μετά το πέρας των βασικών ομιλιών και όταν το καθορίσει το προεδρείο της Συνέλευσης, θα μπορούν να τεθούν τα ερωτήματα προς ψηφοφορία διαδοχικά ή συνολικά για όλα τα ερωτήματα. Τα ερωτήματα θα μπορούν να είναι ορατά από τα μέλη της γενικής συνέλευσης καθ’ όλη τη διάρκεια της ψηφοφορίας. Για την ψηφοφορία σε κάθε ερώτημα ή συνολικά για όλα τα ερωτήματα θα καθορίζεται συγκεκριμένος χρόνος δυνατότητας ψήφου. Ο χρόνος αυτός θα μπορεί να αλλάξει μετά από απόφαση του προεδρείου της συνέλευσης. Να περιγραφεί ο τρόπος διενέργειας της ψηφοφορίας
13. Οι προσφέροντες θα περιγράψουν τον τρόπο που θα εγγυηθούν τη μοναδικότητα της ψήφου σε κάθε ερώτημα.
14. Με τη λήξη του χρόνου της ψηφοφορίας σε κάθε θέμα θα εξάγεται άμεσα το αποτέλεσμα της ψηφοφορίας, τόσο σε απόλυτους αριθμούς, όσο και σε ποσοστό επί των συμμετεχόντων στη Γενική Συνέλευση.
15. Η ψήφος όλων θα είναι μυστική. Δεν θα υπάρχει καμία δυνατότητα συσχετισμού της ψήφου με το μέλος που ψήφισε. Να περιγραφεί από τους προσφέροντες ο τρόπος που μπορεί να εξασφαλιστεί αυτό.
16. Ο ΕΔΟΕΑΠ για την ομαλή διεξαγωγή της Γενικής Συνέλευσης, θα διαθέσει για το streaming ονομαστικό διαδικτυακό bandwidth για upload 10 Mbps και ωφέλιμο 8,5 Μbps. Το διαθέσιμο bandwidth για download είναι της τάξης των 100 Mbps. Οι προσφέροντες θα περιγράψουν τον τρόπο που θα εγγυηθούν την απρόσκοπτη και ποιοτική μετάδοση (streaming) με αυτά τα δεδομένα.
17. Το streaming θα καταγράφεται καθ’ όλη τη διάρκεια της Γενικής Συνέλευσης, ξεχωριστά από την εγγραφή στο καταγραφικό της παραγράφου Ε1.7.
18. Τα video του καταγραφικού και του streaming θα παραδοθούν στον ΕΔΟΕΑΠ αμοντάριστα. Στον ΕΔΟΕΑΠ θα παραδοθούν και όλα τα στοιχεία που προέκυψαν από τη συνέλευση (αποτελέσματα ψηφοφορίας, συμμετοχή, κ.λπ.)
19. Μετά τη λήξη της γενικής συνέλευσης, όλα τα στοιχεία που έχουν διατεθεί για τις ανάγκες της συνέλευσης στον ανάδοχο και περιέχουν προσωπικά δεδομένα ασφαλισμένων, θα καταστραφούν σε χρόνο που θα υποδείξει ο ΕΔΟΕΑΠ.
20. Ο ΕΔΟΕΑΠ θα διαθέσει τηλεφωνικές γραμμές υποστήριξης για τις ανάγκες ασφαλισμένων που θα συναντήσουν προβλήματα στη διεξαγωγή της συνέλευσης. Τουλάχιστον ένα άτομο από τον ανάδοχο θα διατεθεί για να δίνει οδηγίες σε περίπτωση που δεν μπορούν να απαντηθούν ερωτήματα από υπαλλήλους του ΕΔΟΕΑΠ.
21. Οι προσφέροντες θα περιγράψουν το πλήθος και τις ειδικότητες του προσωπικού που θα χρησιμοποιήσουν για τη διαδικτυακή μετάδοση, κ.λπ..
22. Οι προσφέροντες θα περιγράψουν ενδεχόμενες επί πλέον ευκολίες που προσφέρει το σύστημα που θα χρησιμοποιήσουν.

ΣΤ. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ

Οι  προσφέρουσες εταιρείες στην τεχνική τους προσφορά:

1. Θα καταθέσουν σύντομο προφίλ της εταιρείας τους.
2. Θα δηλώσουν ότι έλαβαν γνώση του κεφαλαίου Γ’ της παρούσης διακήρυξης και συμφωνούν.
3. Θα δηλώσουν ότι συμφωνούν με όλους τους όρους του κεφαλαίου Ε’ οι οποίοι είναι απαράβατοι και ότι η προσφορά τους τους καλύπτει πλήρως.
4. Θα απαντήσουν σε όλους τους όρους (έναν προς έναν) του κεφαλαίου Ε’ και θα περιγράψουν τους τρόπους υλοποίησής τους στην προσφορά τους.
5. Εντός της τεχνικής προσφοράς δεν θα υπάρχει κανένα οικονομικό στοιχείο, επί ποινή απόρριψης της προσφοράς.

Ζ. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ

Στην οικονομική τους προσφορά οι συμμετέχουσες εταιρείες θα αναγράφουν την τιμή της προσφοράς τους σε ευρώ, χωρίς να συμπεριλαμβάνεται ο ΦΠΑ. Η τιμή αυτή θα αφορά τη διεξαγωγή μίας συνέλευσης και μίας πρόβας (μία ή δύο ημέρες πριν τη συνέλευση) και με δυνατότητα συμμετοχής έως 5.000 ασφαλισμένων του ΕΔΟΕΑΠ κατά τη συνέλευση. Εφόσον υπάρχει διαφορετική τιμή για περισσότερους των 5.000 ασφαλισμένων θα αναφέρουν ξεχωριστά το επί πλέον κόστος (σε ευρώ, χωρίς να συμπεριλαμβάνεται ο ΦΠΑ) σε βήματα χιλιάδων έως το μέγιστο δυνητικό πλήθος των 18.000. Η μη αναφορά πρόσθετου κόστους για άνω των 5.000 θα θεωρηθεί ότι δεν υπάρχει πρόσθετο κόστος.

Το  κόστος  για την καταγραφή των πρακτικών, της απομαγνητοφώνησης και στοιχειοθεσίας αυτών καθώς  και της  παράδοσης σε έντυπο και  ηλεκτρονικό αρχείο  CD ή USB (3 αντίγραφα) θα αναλύεται ξεχωριστά.

Η. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΔΕΙΞΗΣ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ  

Η Επιτροπή Αξιολόγησης του ΕΔΟΕΑΠ θα αποσφραγίσει πρώτα τις τεχνικές προσφορές. Για εκείνες τις εταιρείες  των οποίων η προσφορά κρίνεται αποδεκτή, θα καταρτιστεί λίστα συμμετοχής τους στην οικονομική αξιολόγηση. Στους συμμετέχοντες των οποίων η τεχνική προσφορά δεν έγινε αποδεκτή, θα επιστρέφονται σφραγισμένες οι οικονομικές τους προσφορές.

Η Επιτροπή Αξιολόγησης θα αποσφραγίσει τις οικονομικές προσφορές των συμμετεχουσών εταιρειών, των οποίων οι τεχνικές προσφορές έγιναν αποδεκτές και θα επιλεγεί η συμφερότερη τεχνοοικονομική προσφορά, βάσει της παρακάτω βαρύτητας των κριτηρίων:

Πιο συγκεκριμένα, τα κριτήρια αξιολόγησης των τεχνικών προσφορών θα είναι τα παρακάτω:

Ανάδοχος ανακηρύσσεται ο προσφέρων που έχει την μεγαλύτερη τιμή (Σi) στην παρακάτω παράσταση:

Σi = 0,65x (Ti/Tmax) + 0,35x (Omin/Oi)

Όπου,

Σi είναι η συνολική σταθμισμένη βαθμολογία κάθε προσφοράς (i = 1, 2, 3…)

Tmax είναι η τεχνική προσφορά που έλαβε τη μεγαλύτερη βαθμολογία

Τi είναι η τεχνική προσφορά κάθε προσφέροντος (i = 1, 2, 3…)

Omin είναι η χαμηλότερη οικονομική προσφορά

Oi είναι η οικονομική προσφορά κάθε προσφέροντος (i = 1, 2, 3…)

Θ. ΣΥΜΒΑΣΗ

Ο Ανάδοχος θα υπογράψει σχετική σύμβαση με τον ΕΔΟΕΑΠ, καθώς και σύμφωνο εμπιστευτικότητας, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρούσα.

Ι. ΤΡΟΠΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ

Ο ανάδοχος θα λάβει το 40% με την υπογραφή της σύμβασης και το υπόλοιπο 60% μετά την επιτυχή ολοκλήρωση της κάλυψης της  Γενικής Συνέλευσης.

Κ. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ – ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ

1. Προθεσμίες

Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στο διαγωνισμό, πρέπει να αποστείλουν ή να προσκομίσουν  προσφορά  στα γραφεία του ΕΔΟΕΑΠ, Ορμινίου 38, ΤΚ 11528 Αθήνα, το αργότερο  έως την Παρασκευή   9 Αυγούστου  2024   και ώρα 16.00. Η έγκαιρη υποβολή των προσφορών, θα αποδεικνύεται μόνο από την ημερομηνία σφραγίδας του ταχυδρομείου ή του αποδεικτικού παραλαβής  courier.

2. Τρόπος υποβολής προσφορών

Κάθε προσφορά θα τεθεί σε κυρίως σφραγισμένο φάκελο με την ένδειξη «ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΕΞ  ΑΠΟΣΤΑΣΕΩΣ ΕΤΗΣΙΑΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗΣ ΕΔΟΕΑΠ», ο οποίος θα περιέχει δύο (2) ξεχωριστούς σφραγισμένους φακέλους.

Τα  περιεχόμενα  του κυρίως ως ανωτέρω σφραγισμένου φακέλου της προσφοράς, ορίζονται ως εξής:

Α. Ένας ξεχωριστός σφραγισμένος υποφάκελος με την ένδειξη « Τεχνική Προσφορά»  όπου δεν πρέπει να υπάρχει κανένα οικονομικό στοιχείο προσφοράς. ΠΡΟΣΟΧΗ – ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ  ΓΙΝΕΤΑΙ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΦΕΡΟΜΕΝΩΝ ΩΣ  ΠΡΟΣ ΤΙΣ  ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΤΙΣ ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ  ΚΑΙ Η  ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ  ΝΑ ΠΡΟΣΚΟΜΙΣΘΕΙ  ΚΑΙ  ΣΕ  CD  ή USB.

Β. Ένας ξεχωριστός σφραγισμένος υποφάκελος με την ένδειξη «Οικονομική Προσφορά», που θα περιλαμβάνει ανάλυση για:

1. Την οικονομική προσφορά για την κάλυψη της Γενικής Συνέλευσης και
2. Ξεχωριστά την οικονομική προσφορά για την  καταγραφή των πρακτικών, την απομαγνητοφώνηση, την στοιχειοθεσία αυτών καθώς και την παράδοση σε έντυπο και  ηλεκτρονικό αρχείο  CD ή USB (3 αντίγραφα).

Ο  ΕΔΟΕΑΠ διατηρεί  το  δικαίωμα κατακύρωσης σε  διαφορετικούς  αναδόχους της κάλυψης της  Γενικής Συνέλευσης και της καταγραφής  και  απομαγνητοφώνησης των πρακτικών.

Για περισσότερες πληροφορίες, επικοινωνήστε με την κα Γιούλη Περδίκη στο τηλ. 210 7264348 (email: procurement@edoeap.gr).
Για οποιοδήποτε ερώτημα τεχνικής φύσεως, μπορείτε να απευθύνεστε στο email: support@edoeap.gr.